12 اشتباه رایج در مذاکره و روش‌های جلوگیری از آن
- دسترسی:
- نوع فایل:
- دسته بندی: مقاله علمی
- تگ ها: مدیریت کسب و کار, مذاکره
- زمان:
- منابع:
مذاکره، هنری است که در بسترهای مختلف، از کسب‌وکار و تجارت گرفته تا روابط شخصی و اجتماعی، نقشی حیاتی ایفا می‌کند. با این حال، فرآیند مذاکره همواره با چالش‌ها و پیچیدگی‌های خاص خود همراه است. در این مسیر، بسیاری از افراد به‌طور ناخواسته دچار اشتباهاتی می‌شوند که می‌تواند تأثیرات منفی بر نتایج مذاکره داشته باشد. اشتباهات رایج در مذاکره می‌تواند به علت عدم آمادگی، ضعف در برقراری ارتباط و عدم انعطاف‌پذیری ایجاد شود.
اما آیا می‌توان از اشتباهات رایج در مذاکره جلوگیری کرد؟ پاسخ به این سؤال مثبت است. آگاهی از رایج‌ترین خطاهای موجود در فرآیند مذاکره و درک راهکارهای مؤثر برای جلوگیری از آن‌ها، می‌تواند مدیران، کارآفرینان و حتی افراد عادی را در دستیابی به نتایج موفق و پایدار یاری دهد. در ادامه 12 اشتباه رایج در مذاکره را بررسی و تحلیل خواهی کرد تا هر چه بهتر بتوانیم از اشتباهات رایج در مذاکره عبور کرده و به سوی موفقیت پیش برویم.
12 مورد از اشتباهات رایج در مذاکره
مذاکره فرآیندی پیچیده است که در آن افراد یا گروه‌ها به دنبال دستیابی به توافقی برای رفع نیازها و خواسته‌های خود هستند. بسیاری از افراد به‌ویژه در مذاکرات سخت ممکن است مرتکب اشتباهاتی شوند که می‌تواند به نتایج نامطلوب منجر شود. اشتباهات رایجی چون عدم آمادگی، عدم گوش دادن فعال، کنترل نادرست احساسات و فراموشی در مستندسازی توافقات، می‌تواند تأثیرات منفی بر فرآیند مذاکره داشته باشد. در دوره آموزشی مذاکره شناخت این اشکالات و تلاش برای اجتناب از آن‌ها، به مذاکره‌کنندگان آموزش داده می‌شود؛ تا به صورت مؤثرتری با چالش‌ها مواجه شوند و نتایج مطلوب‌تری را به دست آورند.
1. عدم آمادگی
مهم‌ترین اشتباه در مذاکرات، نداشتن آمادگی کافی است؛ که می‌تواند تأثیرات منفی بر نتیجه نهایی داشته باشد. بدون پژوهش و تجزیه و تحلیل درباره موضوع، طرف مقابل و شرایط، امکان دستیابی به نتایج مثبت کاهش می‌یابد. وقتی که مذاکره‌کنندگان قبل از نشست اطلاعات و داده‌های لازم را جمع‌آوری نکنند یا درباره نقاط قوت و ضعف خود و طرف مقابل تحقیق نکنند، ممکن است نتوانند به بهترین راه‌حل دست یابند. آمادگی شامل شناخت اهداف، نیازها و همچنین راهکارهای ممکن برای حل اختلافات است.
2. توجه نکردن به فرهنگ‌های مختلف
توجه نکردن به فرهنگ‌های مختلف می‌تواند به‌طور قابل توجهی منجر به شکست در مذاکرات شود. هر فرهنگ دارای ارزش‌ها، باورها و نُرم‌های رفتاری خاص خود است که بر نحوه ارتباط، تصمیم‌گیری و حل مسائل تأثیر می‌گذارد. در برخی فرهنگ‌ها، ابراز احساسات و نظرات به‌طور مستقیم یک نشانه از صداقت تلقی می‌شود، در حالی که در فرهنگ‌های دیگر این ممکن است به‌عنوان رفتار بی‌احترامی یا پرخاشگری دیده شود.
آگاهی از تنوع فرهنگی و حساسیت به این تفاوت‌ها در فرآیند مذاکره، برای رسیدن به توافق‌های موفق و پایدار، بسیار ضروری است. تفاوت فرهنگی می‌تواند یکی از ترس‌های بزرگ مذاکره کننده‌ها باشد؛ زیرا فرهنگ‌ها دارای جزئیات و تفاوت‌های بسیاری هستند.
3. کتبی نکردن مذاکرات یک اشتباه رایج در مذاکره
فراموش کردن ایجاد توافق‌های کتبی و مستند از دیگر اشتباهات رایج در مذاکرات است. حتی اگر مذاکره در فضای دوستانه و با حسن نیت انجام شود، مستند ساختن توافقات می‌تواند از بروز اختلافات و ابهامات در آینده جلوگیری کند. ثبت مذاکرات به طرفین کمک می‌کند تا به روشنی مشخص کنند که چه تصمیماتی اتخاذ شده و هر کدام چه مسئولیت‌هایی دارند. این امر علاوه بر کاهش درگیری‌ها، می‌تواند به حفظ اعتبار و اعتماد در روابط بین طرفین نیز کمک کند. در صورت بروز مشکلات یا نیاز به یادآوری جزئیات توافقات، وجود یک سند کتبی به‌عنوان مرجع، حل و فصل اختلافات را تسهیل می‌کند.
4. گوش ندادن به طرف مقابل
گوش دادن فعال یکی از کلیدهای موفقیت در مذاکره است. بسیاری از مذاکره‌کنندگان فقط بر روی اهداف خود تمرکز می‌کنند و توجه کافی به خواسته‌ها و نیازهای طرف مقابل نمی‌کنند. این موضوع می‌تواند باعث شود که طرفین به نتایج رضایت‌بخش نرسند و احساس عدم تحقق داشته باشند. گوش دادن فعال به افراد کمک می‌کند تا درک بهتری از مواضع و احساسات طرف مقابل پیدا کنند و در نتیجه، فضای مذاکره مثبت‌تری ایجاد می‌شود.
5. مواضع سخت و غیرقابل انعطاف
تعصب بر روی مواضع خود و نپذیرفتن پیشنهادات طرف مقابل، به ایجاد تنش و شکست در روند مذاکره منجر می‌شود. انعطاف‌پذیری در نگاه به گزینه‌ها گاهی می‌تواند به دستیابی به توافق‌های بهتر کمک کند. با مطالعه 10 کتاب برتر مذاکره می‌تواند هر چه بهتر با اصول و استانداردهای آن آشنا شوید و تبدیل به یک مذاکره کننده حرفه‌ای شوید.
6. زبان بدن نامناسب یک اشتباه رایج در مذاکره
زبان بدن نامناسب یکی از اشتباهات رایج در مذاکره است. زبان بدن بخشی حیاتی از ارتباطات انسانی است و می‌تواند پیام‌های غیرزبانی را منتقل کند که حتی قوی‌تر از کلمات هستند. رفتارهایی مانند عدم برقراری تماس چشمی و حرکات بدن ناخواسته می‌تواند احساس عدم اعتماد یا بی‌احترامی را در طرف مقابل ایجاد کند.
به عنوان مثال، اگر یک مذاکره‌کننده به طور مداوم در حین صحبت طرف مقابل به ساعت خود نگاه کند یا به طور غیرمستقیم به او نشان دهد که بی‌علاقه است، این می‌تواند احساس تحقیر یا نزاع را در طرف مقابل تقویت کند. در لایف استایل مذاکره توجه به زبان بدن می‌تواند شما را از یک مذاکره کننده معمولی به یک مذاکره کننده حرفه‌ای تبدیل کند.
7. عدم شفافیت در ارتباطات
انتقال غیرشفاف پیام‌ها یا پنهان‌کاری می‌تواند باعث کاهش اعتماد و افزایش سوءتفاهم‌ها در مذاکره شود. زمانی که طرفین نتوانند به وضوح نظرات، نیازها و انتظارات خود را بیان کنند، احتمال بروز ابهام و سردرگمی در مورد توافقات افزایش می‌یابد. این مشکل رایج در مذاکره به ویژه در مذاکرات تجاری یا بین‌المللی، جایی که تفاوت‌های فرهنگی و زبانی نیز وجود دارد؛ بیشتر خود را نمایان می‌کند. عدم شفافیت می‌تواند منجر به عدم اعتماد میان طرفین شود و به افت کیفیت روابط کسب‌وکار و کاهش احتمال همکاری‌های آینده منجر شود.
8. نپذیرفتن شکست
ناتوانی در پذیرش شکست یا نرسیدن به توافق یکی از اشتباهات رایج در مذاکره است که منجر به شکل‌گیری یک ذهنیت تهاجمی یا خصمانه در مذاکره می‌شود. نپذیرفتن شکست یکی از مشکلات رایج و مهم در فرآیند مذاکره است که می‌تواند بر روان مذاکرات تأثیر منفی بگذارد و مانع از دستیابی به نتایج مثبت شود. افرادی که این مشکل را دارند، معمولاً در مواجهه با نتیجه‌ای که به دلخواهشان نبوده، دچار احساسات منفی شدید می‌شوند و ممکن است به جای یادگیری از تجربه، به جست‌وجوی مقصر بپردازند.
افرادی که دارای این ویژگی هستند ممکن است به جای اینکه به دنبال پیدا کردن یک راه‌حل مشترک باشند؛ به دنبال انتقام یا جبران باشند که این رویکرد باعث تشدید اختلافات و کاهش احتمال همکاری در آینده می‌شود. پذیرش شکست و خطای خود می‌تواند فرصتی برای یادگیری و بهبود فراهم کند و مذاکره‌کنندگان را به سمت بررسی گزینه‌ها و راه‌حل‌های جدید هدایت کند. همچنین، این رویکرد می‌تواند به تقویت روابط و اعتماد میان طرفین کمک کند و فضای مذاکره را به گونه‌ای مثبت‌تر و سازنده‌تر تغییر دهد.
9. عدم استفاده از مشاوره و کمک
برخی از افراد از مشاوره دیگران و بهره‌برداری از تجربیات آن‌ها غافل می‌شوند، در حالی که مشاوره می‌تواند به درک بهتری از موقعیت و پیشرفت در مذاکره کمک کند. برخی اوقات افرادی که اعتماد به نفس کاذب دارند، گمان می‌کنند می‌توانند به تنهایی یک مذاکره را پیش ببرند؛ در حالی که مشاوره از افراد با تجربه‌تر یا متخصصان می‌تواند به آن‌ها اطلاعات و بینش‌های ارزشمندی ارائه دهد که به پیشرفت مذاکرات کمک می‌کند.
استفاده از مشاوره علاوه بر اینکه به شما در پیش بردن مذاکره کمک می‌کند؛ می‌تواند به شناسایی و مدیریت بهتر نقاط ضعف و قوت خود و طرف مقابل کمک کند. مشاوره می‌تواند منجر به کاهش فشار و استرس ناشی از مذاکره شود و به چالش‌های ایجاد شده در طول مذاکره بهتر و موثرتر پاسخ دهد. در مجموع، استفاده از مشاوره و کمک در مذاکره می‌تواند به بهبود کیفیت توافقات، جلوگیری از اشتباهات معمول و افزایش احتمال تحقق نتایج مثبت و پایدار کمک کند. 
10. فقدان استراتژی یک اشتباه رایج در مذاکره
فقدان استراتژی یکی از اشتباهات رایج و بحرانی در مذاکره است که می‌تواند به نتایج نامطلوب و ناکامی در دستیابی به توافقی مطلوب منجر شود. بدون یک طرح و استراتژی واضح برای مذاکره، افراد به راحتی می‌توانند استراتژی‌های خود را از دست بدهند و به سمت نتایج نامطلوب پیش بروند. استراتژی در مذاکره شامل شناسایی اهداف، نقاط قوت و ضعف، منافع و همچنین در نظر گرفتن رفتار طرف مقابل است. بدون این عناصر کلیدی، ممکن است شرکت‌کنندگان در فرآیند مذاکره، مباحث غیرمرتبط را مورد بحث قرار دهند و زمان و منابع خود را هدر دهند.
11. غفلت از احساسات
احساسات می‌تواند تأثیر زیادی بر نتیجه مذاکره داشته باشد. نادیده گرفتن احساسات طرف مقابل یا خود می‌تواند یکی از اشتباهات رایج در مذاکره باشد. در بسیاری از مواقع، مذاکره‌کنندگان تمرکز زیادی بر روی جنبه‌های منطقی و عددی مذاکره دارند و احساسات را نادیده می‌گیرند. این بی‌توجهی در میان افراد تنش و اختلافات بسیاری می‌تواند ایجاد کند؛ زیرا احساسات نقش کلیدی در تمام تصمیم‌گیری‌های انسانی دارد.
احساسات می‌توانند تأثیر زیادی بر رفتار و واکنش‌های افراد داشته باشند. وقتی که یک طرف در مذاکره احساس نارضایتی، ناامیدی یا بی‌اعتمادی کند، این احساسات می‌تواند باعث شود که گام‌های لازم برای رسیدن به توافق را برعکس بردارد و در نتیجه، فضای مذاکرات را تخریب کند. به‌ویژه در مذاکراتی که شامل روابط شخصی یا تجاری طولانی‌مدت هستند، نادیده گرفتن احساسات می‌تواند به کاهش اعتماد و از بین رفتن روابط منجر شود؛ اما احساساتی نیز هستند که نمی‌گذارند مذاکره ادامه پیدا کند؛ برای آشنایی با آن‌ها اینجا کلیک کنید.
12. استفاده بیش از حد فشار
استفاده بیش از حد از فشار برای قبول شرایط می‌تواند به عدم توافق و تنش بین طرفین منجر شود. بهتر است مذاکره را به شکل غیرمستقیم و با تأکید بر منافع مشترک پیش ببرید.
چگونه از بروز اشتباهات رایج در مذاکره جلوگیری کنیم؟
برای جلوگیری از بروز اشتباهات رایج در مذاکره، می‌توان از چندین راهکار مؤثر بهره‌برداری کرد. این راهکارها به بهبود عملکرد در مذاکرات کمک می‌کند و امکان مذاکره در شرایط سخت را برای شما فراهم می‌کند.
- آمادگی و برنامه‌ریزی: پیش از ورود به هر مذاکره، حتماً باید تحقیقات کافی درباره موضوع، طرف مقابل و شرایط زمینه‌ای انجام دهید. اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری تعیین کنید و مطمئن شوید که می‌دانید چه چیزهایی برای شما در اولویت اول قرار دارد و چه چیزهایی را می‌توانید فدای آن‌ها کنید.
- توسعه استراتژی: همان طور که در اشتباهات رایج گفیم نداشتن یک استراتژی مشخص می‌تواند منجر به شکست شما شود؛ به همین دلیل یک استراتژی واضح و قابل اجرا برای مذاکرات طراحی کنید تا به شما کمک کند در برابر چالش‌ها و موانع به‌طور مؤثر واکنش نشان دهید.
- مدیریت احساسات: به احساسات خود و طرف مقابل توجه کنید و سعی کنید در مواقع بحرانی آرامش خود را حفظ کنید. در این راستا می‌توانید از گفت‌و‌گوهای همدلانه و صمیمی استفاده کنید.
- استفاده از مشاوره: در صورت لزوم از مشاوره حرفه‌ای بهره ببرید تا از دیدگاه‌های خارج از خود استفاده کنید و نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنید.
- انعطاف‌پذیری: به جای اینکه بر تمام خواسته‌های خود اصرار و تاکید زیادی داشته باشید؛ خود را آماده کنید تا ایده‌ها و راه‌حل‌های جدید را امتحان کنید. در صورت لزوم، مذاکره را تنظیم کنید و به توافق‌هایی که ممکن است از نظر شما قبلاً مناسب نبوده‌اند، فکر کنید.
- تدوین یک قرارداد واضح: پس از دستیابی به توافق، تمام جزئیات آن را به‌صورت کتبی ثبت کنید تا از بروز سوءتفاهم‌ها جلوگیری شود.
جمع‌بندی
اشتباهات رایج در مذاکره، مانند غفلت از احساسات، فقدان استراتژی، عدم آمادگی و گوش ندادن به طرف مقابل، می‌توانند به نتایج نامطلوبی منجر شوند و رابطه بین طرفین را تحت تأثیر قرار دهند. اما شما می‌توانید با رشد مهارت‌هایی در خود از ایجاد این اشتباهات جلوگیری کنید و یا در صورت بروز آن‌ها، بتوانید بهترین واکنش را نشان دهید. در سایت فردیت می‌توانید مهارت‌هایی را که به شما در کاهش اشتباهات رایج در مذاکره کمک می‌کنند را بیاموزید.
سئوالات متداول درمورد اشتباه رایج در مذاکره
چرا فقدان آمادگی می‌تواند به مذاکره آسیب بزند؟
فقدان آمادگی باعث می‌شود که مذاکره‌کننده نتواند به درستی نیازها و نقاط قوت و ضعف خود و طرف مقابل را شناسایی کند، که این موضوع به سردرگمی و عدم تمرکز در مذاکرات منجر می‌شود و احتمال دستیابی به توافق مناسب را کاهش می‌دهد.
چه اقداماتی برای جلوگیری از بروز سوءتفاهم‌ها لازم است؟
شفاف‌سازی در ارائه نظرات، گفت‌وگو درباره انتظارات و دقیقاً مستند کردن توافقات می‌تواند از بروز سوءتفاهم‌ها جلوگیری کند. همچنین، تأکید بر پرسش و پاسخ در طول مذاکره نیز بسیار مؤثر است.
